W ostatnich latach, obserwujemy dynamiczny rozwój technologii wpływający na różne aspekty funkcjonowania przedsiębiorstw. Jednym z obszarów, który podlega szeregom zmian, są przepisy dotyczące systemów kasowych. Wprowadzono szereg nowych regulacji, mających na celu usprawnienie działania i kontrolę systemów kasowych w firmach. Te zmiany mają na celu zapewnienie większej przejrzystości, ochrony przed ewentualnymi oszustwami oraz ułatwienia ewidencjonowania transakcji. Zapoznajmy się bliżej z nowymi przepisami oraz ich wpływem na codzienne funkcjonowanie systemów kasowych w polskich przedsiębiorstwach.
Nowe wymagania dla przedsiębiorców
System kasowy jest nieodłącznym elementem prowadzenia działalności gospodarczej. Ostatnio jednak przepisy dotyczące tych systemów uległy zmianom, wprowadzając nowe wymagania dla przedsiębiorców. Dotyczą one zarówno fiskalizacji urządzeń, jak i sposobów przechowywania danych. Nowe przepisy mają na celu zwiększenie przejrzystości i prawidłowości obrotu gospodarczego.
Fiskalizacja systemów kasowych
Jedną z istotnych zmian jest nakładanie obowiązku fiskalizacji na wszystkie systemy kasowe. Przedsiębiorcy muszą posiadać specjalne certyfikaty, które potwierdzają zgodność ich systemów kasowych z obowiązującymi przepisami. Bez takiego certyfikatu wydawanego przez właściwy organ skarbowy, używanie systemu kasowego jest niedozwolone.
Przechowywanie danych
Kolejną ważną kwestią jest przechowywanie danych rejestru kasowego. Przedsiębiorcy mają obowiązek przechowywać kopie elektroniczne danych z systemu kasowego przez określony okres. Wymaga się również stosowania odpowiednich zabezpieczeń, tak aby dane były chronione przed usunięciem lub modyfikacją.
Nowe sankcje
W przypadku nieprzestrzegania przepisów dotyczących systemów kasowych, wprowadzone zostały nowe sankcje. Nałożenie kar finansowych jest jednym z możliwych środków, jakie organy skarbowe mogą podjąć wobec przedsiębiorców. W poważniejszych przypadkach, mogą nawet zostać zastosowane sankcje karnoskarbowe, co wiąże się z odpowiedzialnością prawną.
System kasowy a kontrola skarbowa
Nowe przepisy wprowadziły również pewne zmiany w zakresie kontroli skarbowej. Organy skarbowe mają prawo przeprowadzić kontrole korzystając z systemu kasowego na miejscu prowadzenia działalności gospodarczej. Przedsiębiorcy muszą zapewnić dostęp do danych w systemie kasowym i współpracować z kontrolerami.
Dokumentacja systemu kasowego
Ważnym elementem przepisów dotyczących systemów kasowych jest wymóg prowadzenia dokumentacji. Przedsiębiorcy muszą utrzymywać pełną dokumentację związana z systemem kasowym, taką jak: umowy, faktury VAT, potwierdzenia fiskalizacji, raporty z kontroli itp. Dokumentacja ta musi być uporządkowana i przechowywana w sposób umożliwiający szybkie znalezienie potrzebnych informacji.
Nowe rozwiązania technologiczne
Wraz z wprowadzaniem zmian w przepisach, rozwijane są również nowe rozwiązania technologiczne związane z systemami kasowymi. Obecnie dostępne są coraz bardziej zaawansowane systemy kasowe, które umożliwiają pełną integrację z innymi systemami informatycznymi w firmie, takimi jak magazyn czy księgowość. Przedsiębiorcy mają również możliwość wyboru systemów bezpośrednio zintegrowanych z internetem, co ułatwia sprzedaż online.
Zdjęcie:Luca Bravo https://unsplash.com/photos/apple-macbook-beside-computer-mouse-on-table-9l_326FISzk